分科会は12部屋。フォトグラファーは1人。

よくあるのは、複数のトラックが並行する1日にフォトグラファーを1人、それに何人かがスマートフォンの写真を投稿する Slack チャンネルという組み合わせです。写真は1週間で埋もれていきます。どちらも、整理されて使えて、権利関係もクリアな写真のセットを残してはくれません。

並行トラックはカバー範囲の問題

イベントで6時間にわたり4つのことが同時に進むなら、フォトグラファー1人がその場にいられるのはおよそ4分の1。部屋の移動や、使える1枚を撮るまでの時間を差し引けば、さらに少なくなります。参加者は当然すべての部屋にいます。ほとんどのセッションでは、参加者の写真が唯一の記録です。

イベントの前に承認制をオンに

ここは、結婚式ではあまり重要でなくても、会社にとっては重要な部分です。新しいイベントギャラリーでは、写真はアップロードされるとすぐに表示されます。そのため社内イベントでは、コードを共有する前にギャラリーの設定で承認制をオンにしてください。それ以降の新しいアップロードは、誰かが承認するまで表示されずに待ちます。つまり、共有ギャラリーに何かが載る前に確認の段階があります。未発表の計画が書かれたホワイトボードを外したり、写りたくない人の写真を除いたり、背景に機密情報が読み取れないかを確かめたりできます。

ゲストの閲覧はアップロードとは別のスイッチで、初期状態ではオンになっているので、イベント中はオフにしておきましょう。1週間かけて集め、しっかり確認してから、準備ができたときに参加者へギャラリーを公開できます。

Slack チャンネルではなく、1つのコレクションに

チャットはアーカイブとしては最悪です。画像を再圧縮し、構造がなく、保存ポリシーのせいでファイルが消え、去年のオフサイトの写真を見つけられる人はいません。アクセス期間をあなたが管理できるコレクションなら、実際にエクスポートして再利用できる、フル解像度の写真のセットが手に入ります。

イベントフォトグラファーの代わりを探しているわけではありません。ほかの300台のカメラを無駄にしないためのものです。

• 承認制は設定ひとつで

  オンにすれば、新しい写真は承認されるまで表示されません。承認制のオン・オフにかかわらず、どの写真もいつでも非表示にできます。

• アップロードと閲覧は別々

  まず集め、自分のペースで確認し、準備ができたら参加者にギャラリーを公開しましょう。

• 部屋ごとにQRコード

  すべてのテーブルとドアのカードに同じコードを置きましょう。参加者は読み取ってブラウザからアップロードするだけ。インストールもアカウントも不要です。

• フルサイズでエクスポート

  写真のセット全体をフル解像度で保存し、社内広報、プレゼン資料、採用ページに使えます。あなた自身のエクスポートには非表示の写真も含まれますが、参加者のエクスポートには含まれません。

• 並行セッションもカバー

  参加者はすべての部屋にいます。ほとんどの分科会にとって、参加者の写真が唯一の記録になります。

• 明確なアクセス期間

  ギャラリーを開いておく期間を設定できます。アクセス期間が終わると閲覧とダウンロードは一時停止し、アーカイブは削除されずに保管されます。

よくある質問

誰かが見る前に写真を確認できますか？

はい、ギャラリーの設定で承認制をオンにすればできます。ギャラリーを作成した時点ではオフになっています。承認制がオンなら、ゲストのアップロードはあなたが承認するまであなた以外の誰にも見えません。ゲストの閲覧はあなたが管理する別の設定なので、確認中はギャラリーを完全に閉じておくこともできます。

写真に写りたくない人にはどう対応しますか？

それを徹底するのが非表示の機能です。どの写真も非表示にでき、承認制をオンにしておけば、アップロードが一度も表示されないようにできます。それでも、コレクションがあることと、写真の取り下げを依頼する方法を参加者に伝えておくことをおすすめします。その際、ここで何が起きるかを正確に伝えてください。写真を非表示にするとすべてのゲストから見えなくなりますが、写真は消去されず、非公開のアーカイブに残ります。

機密性の高いイベントにも向いていますか？

ご自身で判断してください。承認制がオンなら、アップロードはすべて表示前に確認され、ギャラリーはアクセスが管理されていますが、本当に機密性の高いイベントでいちばん安全なのは、やはり撮影を促さないことです。承認制はあくまで管理の手段であり、人が自分のスマートフォンで何をするかを保証するものではありません。

来年の採用ページのために写真を残しておけますか？

コレクションが開いているあいだにご自身のコピーを取り、会社の素材を保管している場所に保存してください。アクセス期間が終わると閲覧とダウンロードは一時停止しますが、アーカイブが削除されることはありません。

カンファレンスではなく、年末のパーティーにも使えますか？

はい。むしろ承認制をオンにすることがより重要になります。パーティーでは、社内ギャラリーに載る前に確認が必要な写真こそが撮られるからです。

ほかのお祝い

• 結婚式200台のカメラ、1つのギャラリー。撮影が終わった後の時間まで。
• 誕生日フォトグラファーはいない。スマートフォンは25台。1年でいちばん撮られる40秒。
• キンセアニェーラポートレートは計画どおり。その後の8時間は、計画外。
• ベビーシャワー2時間、20台のスマートフォン。そして、主役は何も見ていない。
• 卒業式34列目、動かないステージ。家族が欲しかった1枚は、同級生が持っている。

フォトグラファー向け

• 撮影を届けて、選んでもらう。非公開のクライアントギャラリー、セレクト、透かし入りプレビュー、そしてポートフォリオ。