GalleryVault Start een evenement

Twaalf breakoutruimtes. Eén fotograaf.

Een congres, een offsite of een kerstborrel levert meer gelijktijdige activiteit op dan één camera kan vastleggen, en veel daarvan is precies wat interne communicatie en recruitment later willen hebben. Deelnemers fotograferen het al. De vraag is of er iets van bij jou terechtkomt.

Start een evenement

De gebruikelijke opzet is één fotograaf voor een dag met parallelle tracks, plus een Slack-kanaal waar een handjevol mensen telefoonfoto's post die na een week verdwenen zijn. Geen van beide levert achteraf een geordende, bruikbare set beelden op waarvan de rechten geregeld zijn.

Parallelle tracks zijn een dekkingsprobleem

Als er op je evenement zes uur lang vier dingen tegelijk gebeuren, kan één fotograaf bij ongeveer een kwart daarvan zijn, en bij minder als je de looptijd tussen ruimtes en de tijd voor een bruikbaar beeld meerekent. Deelnemers zijn per definitie in elke ruimte. Hun foto's zijn het enige verslag van de meeste sessies.

Zet beoordelen aan vóór het evenement

Dit is het deel dat voor een bedrijf telt en voor een bruiloft nauwelijks. Nieuwe evenementgalerijen tonen foto's zodra ze zijn geüpload, dus zet voor een bedrijfsevenement beoordelen aan in de galerij-instellingen voordat je de code deelt. Vanaf dat moment wacht elke nieuwe upload, onzichtbaar, tot iemand hem goedkeurt. Zo heb je een controlestap voordat er iets in een gedeelde galerij verschijnt: je kunt whiteboards met onaangekondigde plannen erbuiten houden, foto's weglaten van mensen die er liever niet op staan, en controleren dat er op de achtergrond niets vertrouwelijks leesbaar is.

Bekijken door gasten is een aparte schakelaar naast uploaden, en die staat in het begin aan, dus zet hem uit zolang het evenement loopt. Verzamel een week lang, beoordeel rustig en open de galerij pas voor deelnemers als je er klaar voor bent.

Eén verzameling in plaats van een Slack-kanaal

Een chat is een vreselijk archief. Hij comprimeert beelden opnieuw, heeft geen structuur, raakt bestanden kwijt achter bewaarbeleid, en niemand vindt er de offsite van vorig jaar in terug. Een verzameling met een toegangsperiode die jij bepaalt, geeft je een set foto's op volledige resolutie die je echt kunt exporteren en hergebruiken.

Je probeert de eventfotograaf niet te vervangen. Je probeert te voorkomen dat de andere driehonderd camera's voor niets fotograferen.

  • Beoordelen staat één instelling verderop

    Zet het aan en niets nieuws is zichtbaar voordat het is goedgekeurd. Elke foto kan op elk moment worden verborgen, met beoordelen aan of uit.

  • Uploaden en bekijken zijn gescheiden

    Eerst verzamelen, in je eigen tempo beoordelen, en de galerij pas voor deelnemers openen als je er klaar voor bent.

  • QR-codes per ruimte

    Zet dezelfde code op elke tafel en elk deurkaartje. Deelnemers scannen en uploaden via de browser, zonder installatie, zonder account.

  • Exporteer op volledige grootte

    Bewaar de hele set op volledige resolutie voor interne communicatie, presentaties en vacaturepagina's. Jouw eigen export bevat ook de verborgen foto's; die van deelnemers nooit.

  • Dekt parallelle sessies

    Deelnemers zijn in elke ruimte. Hun foto's zijn de enige vastlegging die de meeste breakouts ooit krijgen.

  • Een vaste toegangsperiode

    Bepaal hoelang de galerij open blijft. Als de toegang afloopt, worden bekijken en downloaden gepauzeerd en blijft het archief bewaard, niet verwijderd.

Verzamel het evenement dat je echt hebt georganiseerd

Maak een verzameling, zet beoordelen aan, hang een code op in elke ruimte en sluit de dag af met een goedgekeurde set die je kunt gebruiken.

Start een evenement

Vragen die we vaak krijgen

Kunnen we foto's beoordelen voordat iemand ze ziet?
Ja, zodra je beoordelen aanzet in de galerij-instellingen; het staat uit wanneer een galerij wordt aangemaakt. Met beoordelen aan blijft een upload van een gast voor iedereen behalve jou onzichtbaar tot je hem goedkeurt. Bekijken door gasten is een aparte instelling die jij bepaalt, dus je kunt de galerij ook helemaal sluiten terwijl je beoordeelt.
Hoe gaan we om met mensen die niet gefotografeerd willen worden?
Met verbergen wordt dat afgedwongen: je kunt elke foto verbergen, en met beoordelen aan kun je voorkomen dat een upload ooit zichtbaar wordt. Het is toch goed om deelnemers te laten weten dat de verzameling bestaat en hoe ze kunnen vragen om een foto weg te halen. Wees daarbij precies over wat dat hier doet: een foto verbergen haalt hem bij alle gasten weg, en de foto blijft in het privéarchief in plaats van gewist te worden.
Is dit geschikt voor vertrouwelijke evenementen?
Gebruik je eigen oordeel. Met beoordelen aan wordt elke upload bekeken voordat hij zichtbaar is, en de toegang tot de galerij is afgeschermd, maar bij een echt gevoelig evenement is het veiligst om gewoon niet uit te nodigen tot fotograferen. Zie beoordelen als een controlemiddel, niet als garantie voor wat mensen met hun eigen telefoon doen.
Kunnen we de foto's bewaren voor de vacaturepagina van volgend jaar?
Maak je eigen kopie zolang de verzameling open is en bewaar die waar je bedrijf zijn beeldmateriaal bewaart. Als de toegang afloopt, worden bekijken en downloaden gepauzeerd; je archief wordt niet verwijderd.
Werkt het ook voor een kerstborrel in plaats van een congres?
Ja, en beoordelen aanzetten telt dan meer, niet minder. Een feest levert precies de foto's op die een controlestap nodig hebben voordat ze in een bedrijfsgalerij verschijnen.

Andere feesten

Voor fotografen