GalleryVault Crea un evento

Dodici sale per i workshop. Un fotografo.

Una conferenza, un offsite o una festa di fine anno generano più attività in contemporanea di quanta una sola fotocamera possa coprire, e gran parte di quell’attività è proprio ciò che la comunicazione interna e il recruiting vorranno dopo. I partecipanti la stanno già fotografando. La domanda è se qualcosa di tutto questo arriva a te.

Crea un evento

Di solito c’è un fotografo per una giornata con sessioni in parallelo, più un canale Slack dove una manciata di persone pubblica foto dal telefono che si perdono nel giro di una settimana. Nessuna delle due cose produce, alla fine, un insieme di immagini ordinato, utilizzabile e con i diritti in regola.

Le sessioni in parallelo sono un problema di copertura

Se il tuo evento ha quattro attività in contemporanea per sei ore, un solo fotografo può essere presente più o meno a un quarto di esse, e anche meno se togli gli spostamenti tra le sale e il tempo necessario per ottenere uno scatto utilizzabile. I partecipanti, per definizione, sono in ogni sala. Le loro foto sono l’unica documentazione della maggior parte delle sessioni.

Attiva la revisione prima dell’evento

Questa è la parte che conta per un’azienda e che conta poco per un matrimonio. Le nuove gallerie di evento mostrano le foto appena vengono caricate, quindi per un evento aziendale attiva la revisione nelle impostazioni della galleria prima di condividere il codice. Da quel momento ogni nuovo caricamento aspetta, invisibile, finché qualcuno non lo approva. Questo ti dà un passaggio di revisione prima che qualcosa appaia in una galleria condivisa: puoi tenere fuori le lavagne con piani non ancora annunciati, scartare le foto di persone che preferirebbero non comparire e controllare che sullo sfondo non si legga nulla di riservato.

La visualizzazione per gli invitati è un interruttore separato dal caricamento, ed è attiva all’inizio, quindi disattivala mentre l’evento è in corso. Raccogli per una settimana, rivedi con calma e apri la galleria ai partecipanti solo quando sei pronto.

Una raccolta invece di un canale Slack

Una chat è un pessimo archivio. Ricomprime le immagini, non ha struttura, perde i file dietro le politiche di conservazione dei dati, e nessuno ci ritrova l’offsite dell’anno scorso. Una raccolta con un periodo di accesso che controlli tu ti dà un insieme di foto a piena risoluzione che puoi davvero esportare e riutilizzare.

Non stai cercando di sostituire il fotografo dell’evento. Stai cercando di non sprecare le altre trecento fotocamere.

  • La revisione è a un’impostazione di distanza

    Attivala e nulla di nuovo è visibile finché non viene approvato. Qualsiasi foto si può nascondere in qualsiasi momento, con la revisione attiva o no.

  • Caricamento e visualizzazione sono separati

    Prima raccogli, poi rivedi con i tuoi tempi, e apri la galleria ai partecipanti solo quando sei pronto.

  • Codici QR in ogni sala

    Metti lo stesso codice su ogni tavolo e cartello alle porte. I partecipanti scansionano e caricano dal browser, senza installare nulla e senza account.

  • Esporta a grandezza piena

    Conserva l’intera selezione a piena risoluzione per la comunicazione interna, le presentazioni e le pagine di recruiting. La tua esportazione include le foto nascoste; quella dei partecipanti mai.

  • Copre le sessioni in parallelo

    I partecipanti sono in ogni sala. Le loro foto sono l’unica copertura che la maggior parte dei workshop avrà mai.

  • Un periodo di accesso definito

    Stabilisci per quanto resta aperta la galleria. Quando l’accesso finisce, visualizzazione e download si mettono in pausa e l’archivio resta conservato, non eliminato.

Raccogli l’evento che hai davvero organizzato

Crea una raccolta, attiva la revisione, metti un codice in ogni sala e chiudi la giornata con una selezione approvata che puoi usare.

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Domande frequenti

Possiamo rivedere le foto prima che qualcuno le veda?
Sì, una volta attivata la revisione nelle impostazioni della galleria; quando crei una galleria è disattivata. Con la revisione attiva, il caricamento di un invitato resta invisibile a tutti tranne te finché non lo approvi. La visualizzazione per gli invitati è un’impostazione separata che controlli tu, quindi puoi anche chiudere del tutto la galleria mentre rivedi.
Come gestiamo chi non vuole essere fotografato?
È nascondendo le foto che si applica questa scelta: puoi nascondere qualsiasi foto e, con la revisione attiva, impedire che un caricamento diventi mai visibile. Conviene comunque dire ai partecipanti che la raccolta esiste e come chiedere che una foto venga tolta. Sii preciso con loro su cosa significa qui: nascondere una foto la toglie alla vista di tutti gli invitati, e la foto resta nell’archivio privato invece di essere cancellata.
È adatto a eventi riservati?
Usa il tuo giudizio. Con la revisione attiva ogni caricamento viene controllato prima di essere visibile e l’accesso alla galleria è controllato, ma per un evento davvero delicato la posizione più sicura resta non invitare a fotografare. Considera la revisione uno strumento di controllo, non una garanzia su ciò che le persone fanno con il proprio telefono.
Possiamo tenere le foto per la pagina di recruiting dell’anno prossimo?
Fatti una copia tua finché la raccolta è aperta e conservala dove la tua azienda tiene i propri materiali. La scadenza dell’accesso mette in pausa visualizzazione e download; non elimina il tuo archivio.
Funziona anche per una festa di fine anno invece che per una conferenza?
Sì, e attivare la revisione conta di più, non di meno. Una festa produce proprio il genere di foto che ha bisogno di una revisione prima di apparire in una galleria aziendale.

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